Il Garante per la protezione dei dati personali ha inviato un messaggio chiaro al settore dell’ospitalità: hotel, B&B e affittacamere non sono autorizzati a trattenere copie dei documenti d’identità dei propri clienti oltre il tempo strettamente indispensabile.
La legge obbliga le strutture ricettive a identificare gli ospiti e a trasmettere i loro dati alle forze dell’ordine attraverso il portale “Alloggiati Web”.
Questo adempimento, però, non giustifica in alcun modo la conservazione di fotocopie o fotografie dei documenti.
Negli ultimi mesi si è diffusa sempre più l’abitudine, specie tra B&B e affittacamere, di scattare foto ai documenti con lo smartphone o di chiederli via WhatsApp. Pratiche che, secondo il Garante, mettono gli ospiti a rischio concreto di furti d’identità e violazioni della privacy.
Cosa devono fare le strutture:
- Trasmettere i dati tramite “Alloggiati Web”.
- Cancellare o distruggere immediatamente le copie dei documenti dopo la trasmissione.
- Conservare solo la ricevuta automatica del portale, per cinque anni, come prova dell’adempimento.
- Adottare misure di sicurezza adeguate e formare correttamente il personale.
In caso di violazione dei dati (data breach), scattano obblighi precisi: notifica al Garante entro 72 ore e, nei casi più gravi, comunicazione diretta agli interessati.
Le associazioni di categoria sono state invitate a diffondere queste indicazioni tra i propri iscritti, considerando che ogni anno milioni di persone soggiornano in strutture ricettive italiane.